CONDITIONS GÉNÉRALES

Conditions générales d’inscription et de fonctionnement des séjours ARVEL

 1. Inscription :

Pour permettre à chacun de ses enfants de bénéficier des services de l’association et participer aux séjours, chaque représentant légal doit approuver le projet éducatif et adhérer à l’ARVEL par le versement d’une cotisation (11€). Celle-ci est valable pour une année civile, du 1er janvier au 31 décembre.

Votre demande est prise en compte dés réception :

-          du dossier d’inscription dûment rempli avec un contact disponible 24h/24h

-          du versement d’un acompte et du montant de l’adhésion à l’association soit 111 €.

Inscription tardive. En cas d’inscription de moins de 3 semaines avant le départ, le paiement de l’intégralité du séjour doit accompagner le dossier d’inscription.

 

2. Prix et prestations :

Le prix du séjour est forfaitaire, aucun remboursement d’éventuelles prestations non consommées n’est possible.

 

3. Aides :

Notre association accepte toutes les aides approuvées et validées par le preneur en charge (municipalités, CE, MSA, services sociaux, …). Le montant des aides versées directement à l’association est déduit du prix du séjour réclamé aux familles. Les attestations nominatives des aides accordées doivent être jointes au dossier d’inscription.

 Paiements échelonnés : Plus tôt l’inscription est réalisée, plus étalé pourra être le paiement. Nous acceptons plusieurs règlements à encaisser à des échéances différentes.

 

4. Conditions d’annulation

L’annulation de l’inscription du fait de l’inscrivant et quelle qu’en soit la cause, entraîne dans tous les cas une retenue des arrhes versées soit 111€.

Pour toute annulation à 30 jours ou moins de la date de départ, le barème de frais de désistement appliqué sera de :

-          25% du prix total du séjour (avec un minimum de 100€) pour toute annulation survenant entre 30 et 21 jours du départ

-          50% du prix total du séjour de 20 à 8 jours du départ

-          75% du prix du séjour de 7 à 2 jours du départ

-          100% du prix du séjour à moins de 2 jours du départ.

Important : La cotisation d’adhésion n’est jamais remboursable.

 Les annulations devront obligatoirement se faire par lettre recommandée avec accusé de réception (et non par téléphone, mail ou fax).

Dans le cas de suppression ou d’annulation d’un séjour par notre association, l’ARVEL vous informera immédiatement et la totalité des sommes versées vous sera remboursée sans autre indemnité.

 

5. Interruption de séjour :

Une interruption de séjour réclamée par la famille ne donne lieu à aucun remboursement total ou partiel. Les aides seront validées en fonction de temps réel de présence.

 Renvoi : Par ailleurs nous nous réservons le droit de mettre fin au séjour de quiconque nuirait à sa réussite ou aurait un comportement incompatible avec la vie en collectivité (délits, atteinte intentionnelle aux personnes ou aux biens, incivilités répétées, inadaptation au séjour…).

Vous serez prévenus personnellement et tous les frais de rapatriement, y compris ceux de l’accompagnateur seront à votre charge. Aucun remboursement ne sera effectué.

 

6. Acceptation :

La participation à l’un des séjours ARVEL implique la pleine et entière acceptation des présentes conditions générales, du projet éducatif de l’ARVEL, du projet pédagogique de chaque séjour, et de ses règles de vies.

 

7. Assurance sur les séjours

Notre association, son encadrement et les participants sont couverts par une assurance couvrant les risques d’accidents, rapatriement sanitaire, responsabilité civile (la responsabilité des parents peut être engagée sur les dommages causés par l’enfant)

Les objets et effets personnels de valeurs (portables, jeux, bijoux, vêtements, argent de poche) ne sont pas couverts (en ce sens prévoir des vêtements peu chers et peu salissants). Il n’est pas rare qu’en collectivité un enfant égare un objet personnel ou un vêtement et ce malgré la vigilance de l’équipe d’encadrement. Dans ce contexte l’ARVEL ne peut être tenu responsable et n’assure pas le remboursement des effets perdus.

 RESPONSABILITE : Toute activité physique et sportive peut comporter quelques risques, même très minimes. Chacun doit en être conscient et les assumer en toute connaissance de cause. Il convient notamment d'être apte pour participer à l'option choisie et, le cas échéant, prendre un avis médical.

Chaque participant doit se plier aux règles de prudence et suivre les consignes données par l'accompagnateur ou l'intervenant représentant l'organisation.

 L’ARVEL, son personnel ou ses différents prestataires ne sauraient être tenus pour responsables de l'imprudence d'un participant. Dans pareil cas, les membres de la famille directe ou tout ayant droit, ne sauraient s'en prévaloir.

 

8. Modifications

Si les circonstances l’exigent (conditions météo, arrêtés préfectoraux…) les organisateurs se réservent le droit de changer les activités pour raisons de sécurité. Si le nombre d’enfants est insuffisant, certaines activités ou options pourront être modifiées ou annulées. Dans le cas d’une annulation, les sommes versées vous seront immédiatement remboursées.

9. Dossiers

A réception de votre dossier d’inscription et de l’acompte, vous recevrez un dossier complet sur le séjour de votre enfant (topo, trousseau, règles de vie…) :

 


10. Droits à l’image

En remplissant vos formulaires d’inscription vous consentez à la collecte et au traitement des données personnelles par l’association ARVEL pour assurer le suivi de votre inscription et de son organisation. Ces données seront conservées au plus 10 ans. Pendant cette période, nous mettons en place tous moyens aptes à assurer la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles, de manière à empêcher leur endommagement, effacement ou accès par des tiers non autorisés.


Conformément à la loi «informatique et libertés» du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement européen n°2016/679/UE du 27 avril 2016 (applicable dès le 25 mai 2018),vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité et d’effacement de vos données ou encore de limitation du traitement. Vous pouvez l’exercer par écrit au délégué à la protection des données à secretariat@arvel.org ou ARVEL 2 rue des Thermes Romains 42300 ROANNE

Sur chacun de nos séjours, les je

Le dossier d’inscription comporte un document sur les droits à l’image qui est à nous retourner signé. En cas de refus, les photos où votre enfant apparaitrait de manière significative seront floutées ou supprimées.

 

11. Argent de poche :

Nos séjours comprennent l’intégralité des frais du séjour. Dans le cas ou les parents décident de munir leurs enfants d’espèces nous leur conseillons la modération. L’argent peut alors être remis aux animateurs du séjour dans une enveloppe avec le nom de l’enfant.

 

12. Régimes alimentaires spécifiques :

Toute préconisation médicale (allergie, traitement) devra nous être signalée à l’inscription et indiquée clairement sur la fiche sanitaire. Ceci afin de pouvoir vérifier sa compatibilité avec le séjour envisagé et préparer au mieux l’accueil des enfants et des jeunes sur nos centres.

 S’agissant de restauration collective organisée par une association laïque agréée par l’Etat, il ne sera pas possible de répondre aux demandes particulières philosophiques ou culturelles (régime végétalien, viande hallal,…) à l’exception d’une substitution de la viande de porc par d’autres aliments protidiques (ceci doit nous être signalé dans la fiche sanitaire).

 

13. Activités dominantes et choix d’un séjour

En dehors des séjours spécifiques encadrés par des professionnels, les activités dominantes ne doivent pas être confondues avec un stage intensif. Il s’agit d’une activité de découverte et d’initiation pratiquée durant le séjour. En ce sens n’hésitez pas à bien vous renseigner avant d’inscrire votre enfant afin que le séjour soit en adéquation avec ses attentes. Il est important que l’enfant ou le jeune soit partie prenante du séjour et adhère au mode de vie proposé.

Le choix d’éventuelles options d’activités doit nous être signalé au minimum 3 semaines avant le début du séjour. Passé ce délai, l’accès aux options se fait uniquement sous réserve de disponibilités des prestataires.

 

14. Accueil de mineurs en situation de handicap :

Lorsque les conditions matérielles du séjour le permettent, l’association ARVEL ouvre ses séjours à l’accueil d’enfants porteurs de handicap. Afin de réussir leur intégration, cet accueil doit être préparé et anticipé. La demande sera accompagnée d’une attestation effectuée par un professionnel qui aura établi que le handicap est compatible avec le séjour choisi.

 

15. Départ et retour

Les horaires et lieux de rendez-vous seront communiqués avant le départ.

Les horaires de transports sont communiqués lorsque le séjour est totalement soldé, une quinzaine de jours avant le départ.

Pour tout changement de transport signalé moins de 15 jours avant le départ aucun remboursement ne sera effectué.

La présence d’un adulte accompagnant le mineur au lieu de rendez-vous est obligatoire à l’aller comme au retour. Aucun mineur ne pourra repartir sans un adulte ayant été signalé comme personne référente.

En cas de retard, après le départ de l’autocar ou du train, l’enfant sera acheminé au frais et par l’inscrivant sur le lieu de son séjour.

En retour de séjour, tout enfant non repris en charge sera ramené à Roanne, et confié aux services compétents.

 

16. Soins médicaux

 Il est demandé de remplir avec le plus grand soin la fiche sanitaire et si besoin de la compléter par un courrier mentionnant les informations importantes concernant la santé et le comportement de l’enfant.

Ces informations sont capitales pour nos équipes de direction afin de préparer au mieux avec les équipes d’encadrement l’accueil des enfants. Les informations confidentielles sont garanties.

 En inscrivant un enfant sur un séjour ARVEL, le responsable légal autorise le directeur du séjour à prendre, le cas échéant, toutes mesures (traitements médicaux, hospitalisation, interventions chirurgicales) rendues nécessaires par l'état du participant.

Pour les possesseurs de carte Vitale, CMU, merci de nous en faire suivre une photocopie afin d’éviter ensuite les difficultés liées au règlement.

Dans les autres cas, l’association fait l’avance des frais médicaux.

En fin de séjour les feuilles maladies seront retournées contre remboursement.

En cas de maladie, visite du médecin ou accident, vous serez prévenu par le directeur du séjour (ou la personne chargée du suivi sanitaire) dans les plus brefs délais.                                      

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